KI-Workshop im Unternehmen: Ablauf, Dauer und was am Ende herauskommt
Ein Workshop ist kein Vortrag mit Übungen. Er lohnt sich erst, wenn die Teilnehmenden mit eigenen Aufgaben arbeiten und am Ende etwas mitnehmen, das im Betrieb weiterlebt. Dieser Beitrag beschreibt einen Aufbau, der sich in der Praxis bewährt hat — inklusive der Punkte, an denen Workshops regelmässig scheitern.
Vorbereitung: ohne Use Cases kein Workshop
Zwei Wochen vor dem Termin sammeln wir von den Teilnehmenden je zwei bis drei Aufgaben aus ihrem Alltag, die Zeit kosten und sich wiederholen. Diese Liste ist das Material des Tages. Ohne sie entsteht ein Werkzeug-Rundgang, der nach drei Wochen vergessen ist.
Parallel klären wir die Rahmenbedingungen: Welche Systeme sind im Einsatz, welche Daten dürfen verwendet werden, gibt es eine interne Richtlinie zum Einsatz von KI-Werkzeugen? Wenn es keine gibt, ist ein erster Entwurf oft das wertvollste Ergebnis des Tages.
Agenda eines Workshop-Tages
- Einordnung (45 Min.) — was Sprachmodelle tun, was sie nicht tun, warum sie manchmal überzeugend falsch liegen.
- Spielregeln (30 Min.) — welche Daten dürfen hinein, welche nicht: Kundendaten, Personaldaten, Verträge, Gesundheitsdaten. DSG und DSGVO praktisch statt juristisch.
- Handwerk (90 Min.) — die mitgebrachten Aufgaben selbst bearbeiten: Anweisungen formulieren, Ergebnisse prüfen, nachschärfen.
- Automatisieren (90 Min.) — von der Einzelaufgabe zum wiederholbaren Ablauf: Vorlagen, Schnittstellen, wo sich eine echte Integration lohnt und wo nicht.
- Bewerten und priorisieren (60 Min.) — alle Ideen auf eine Matrix aus Aufwand und Nutzen, die drei ersten Schritte mit Verantwortlichen und Terminen.
Gruppengrösse, Dauer, Zusammensetzung
- 8 bis 16 Personen — darunter fehlt die Bandbreite an Beispielen, darüber kommt nicht jeder zum Arbeiten.
- Halbtag oder ganzer Tag — ein Halbtag reicht für Einordnung, Spielregeln und erste eigene Versuche. Für den Schritt zur Automatisierung braucht es den ganzen Tag.
- Gemischte Rollen — Fachbereich, IT und eine Person aus der Geschäftsleitung. Ohne Entscheidungsbefugnis im Raum bleiben die Ergebnisse unverbindlich.
- Eigene Geräte — gearbeitet wird auf den Systemen, die nachher auch im Alltag zur Verfügung stehen.
Was am Ende vorliegt
- Eine priorisierte Liste der Einsatzfelder mit Aufwand-Nutzen-Einschätzung.
- Ein Entwurf für die interne Nutzungsrichtlinie: erlaubte Daten, verbotene Daten, Prüfpflichten, Zuständigkeiten.
- Eine Sammlung erprobter Arbeitsanweisungen für die häufigsten Aufgaben im Betrieb.
- Drei konkrete nächste Schritte mit Namen und Terminen.
Alles andere — Zufriedenheitswerte, schöne Fotos — ist angenehm, aber kein Ergebnis.
Die vier häufigsten Gründe, warum ein KI-Workshop verpufft
- Kein Auftrag von oben. Wenn die Geschäftsleitung das Thema delegiert und nie wieder danach fragt, passiert nichts.
- Keine Werkzeuge nach dem Workshop. Wer am Dienstag begeistert ist und am Mittwoch keinen Zugang hat, verliert das Interesse.
- Keine Regeln. Ohne klare Datenschutzvorgaben entsteht entweder Lähmung oder Wildwuchs — beides teuer.
- Zu grosse erste Schritte. Ein Vorhaben mit sechs Monaten Laufzeit stirbt vor dem ersten sichtbaren Ergebnis. Zwei Wochen ist die richtige Grösse für Schritt eins.
Häufige Fragen
Wie lange dauert ein KI-Workshop?
Ein Halbtag (3 bis 4 Stunden) für Grundlagen und erste eigene Anwendungen, ein ganzer Tag, wenn auch Automatisierung und eine Nutzungsrichtlinie entstehen sollen.
Brauchen die Teilnehmenden Vorwissen?
Nein. Vorausgesetzt wird nur, dass jede Person zwei bis drei eigene Aufgaben mitbringt, die regelmässig Zeit kosten.
Dürfen im Workshop echte Firmendaten verwendet werden?
Nur nach vorheriger Klärung. In der Regel arbeiten wir mit anonymisierten oder unkritischen Daten, bis die interne Richtlinie steht und die eingesetzte Umgebung geprüft ist.
Kann der Workshop bei uns vor Ort stattfinden?
Ja, in der ganzen Schweiz und in Liechtenstein. Remote ist möglich, vor Ort ist für die Arbeitsphasen aber deutlich wirksamer.
Vortrag oder Workshop planen?
Sagen Sie uns Datum, Publikum und Zeitfenster — wir melden uns innert zwei Arbeitstagen mit einem Themenvorschlag.