KI-Vortrag für Ihren Event organisieren: die Checkliste für Veranstalter
Sie planen eine Tagung, einen Mitgliederanlass oder einen Kundenevent und wollen künstliche Intelligenz aufs Programm nehmen. Diese Checkliste führt durch die Entscheidungen, die den Unterschied zwischen einem Programmpunkt und einem Gesprächsthema ausmachen.
Acht Wochen vorher: Thema und Zuschnitt
- Publikum beschreiben: Rollen, Branchen, Vorwissen, wie viele Personen.
- Ein Satz zum gewünschten Effekt: Was soll das Publikum danach tun oder entscheiden können?
- Programmplatz festlegen: Vor dem Mittagessen wirkt ein Impuls, nach dem Apéro wirkt gar nichts.
- Klären, ob Produkte gezeigt werden dürfen — und wenn ja, von wem.
Sechs Wochen vorher: Referent auswählen und beauftragen
- Zwei bis drei Kandidaten anfragen, jeweils mit demselben Briefing.
- Nach einem konkreten Projekt fragen, das die Person selbst umgesetzt hat.
- Angebot einfordern, das Vorbereitung, Auftritt, Reise und Nachgang getrennt ausweist.
- Titel, Abstract (60 bis 80 Wörter), Kurzbio und Foto für die Programmkommunikation verlangen — am besten in der Zusage bereits vereinbart.
- Sprachen klären: Vortrag auf Deutsch oder Englisch, Unterlagen allenfalls zweisprachig.
Zwei Wochen vorher: Inhalt und Kommunikation
- Kurzes Abstimmungsgespräch zwischen Referent und Programmverantwortung.
- Zwei bis drei Teilnehmende für ein Vorgespräch vermitteln — das ist der günstigste Weg zu passenden Beispielen.
- Ankündigung verschicken: Was das Publikum konkret mitnimmt, nicht nur der Vortragstitel.
- Fragen im Voraus sammeln (Formular oder E-Mail) und dem Referenten weiterleiten.
Am Anlass: Technik und Ablauf
- Bild: Beamer oder Bildschirm mit HDMI und USB-C, Adapter bereitlegen, Auflösung vorher testen.
- Ton: Tonanlage für Videos und Sprachdemos — ein KI-Telefonassistent wirkt nur, wenn man ihn hört.
- Netz: stabiles WLAN oder Mobilfunkempfang für Live-Demos; Referenten sollten eine Offline-Variante dabeihaben.
- Mikrofon: Headset statt Handmikrofon, wenn am Gerät gearbeitet wird.
- Zeit: Startzeit und harte Endzeit abmachen; Fragerunde separat einplanen, nicht vom Vortrag abziehen.
Danach: Wirkung sichern
- Folien als PDF an die Teilnehmenden, idealerweise innert 48 Stunden.
- Offene Fragen schriftlich beantworten lassen und gesammelt verschicken.
- Eine Folgeeinladung vorbereiten: Wer tiefer einsteigen will, braucht ein Angebot — Workshop, Sprechstunde oder Arbeitsgruppe.
- Kurzumfrage mit zwei Fragen: Was war neu? Was fehlt noch?
Häufige Fragen
Wie finde ich heraus, ob ein Referent zum Publikum passt?
Geben Sie allen Kandidaten dasselbe schriftliche Briefing und vergleichen Sie die Rückfragen. Wer nach Rollen, Vorwissen und gewünschtem Effekt fragt, bereitet zu; wer sofort ein Angebot schickt, liefert vermutlich Standardware.
Wie lange vorher muss ich anfragen?
Sechs bis acht Wochen sind komfortabel. Bei gefragten Terminen — Frühling und Herbst sind Anlass-Hochsaison in der Schweiz — eher früher.
Was kostet ein Fachvortrag?
Das hängt von Format, Vorbereitung und Reisezeit ab. Verlangen Sie ein Angebot mit getrennten Positionen, dann sind Vergleiche fair.
Lohnt sich eine Aufzeichnung?
Ja, wenn Sie die Aufnahme intern weiterverwenden. Klären Sie die Rechte vorher; einzelne Kundenbeispiele können vertraulich sein und müssen herausgeschnitten werden.
Vortrag oder Workshop planen?
Sagen Sie uns Datum, Publikum und Zeitfenster — wir melden uns innert zwei Arbeitstagen mit einem Themenvorschlag.