Organiser une conférence sur l'IA pour votre événement : la liste de contrôle
Vous préparez un congrès, une assemblée de membres ou un événement clients et souhaitez mettre l'intelligence artificielle au programme. Cette liste de contrôle vous guide à travers les décisions qui font d'un point du programme un sujet de conversation.
Huit semaines avant : thème et angle
- Décrire le public : rôles, secteurs, connaissances préalables, nombre de personnes.
- Formuler l'effet recherché en une phrase : que doit pouvoir faire ou décider le public ensuite ?
- Fixer la place dans le programme : avant le déjeuner, un exposé court porte ; après l'apéritif, presque plus rien ne passe.
- Clarifier si des produits peuvent être présentés – et si oui, par qui.
Six semaines avant : choisir la personne qui interviendra
- Contacter deux ou trois candidats avec le même briefing écrit.
- Demander un projet concret que la personne a réalisé elle-même.
- Exiger une offre qui détaille séparément la préparation, l'intervention, le déplacement et le suivi.
- Demander un titre, un résumé (60 à 80 mots), une courte biographie et une photo pour la communication du programme – idéalement dès la confirmation.
- Clarifier la langue : intervention en allemand ou en anglais, supports éventuellement bilingues.
Deux semaines avant : contenu et communication
- Organiser un bref entretien de coordination entre la personne qui intervient et la direction du programme.
- Mettre en contact deux ou trois participants pour un entretien préalable – le moyen le plus simple d'obtenir des exemples pertinents.
- Envoyer l'annonce : indiquer ce que le public retiendra concrètement, pas seulement le titre.
- Recueillir les questions à l'avance (formulaire ou e-mail) et les transmettre à la personne qui intervient.
Le jour J : technique et déroulement
- Image : projecteur ou écran avec HDMI et USB-C, adaptateurs à portée de main, résolution testée à l'avance.
- Son : sonorisation pour les vidéos et les démonstrations vocales – un assistant téléphonique IA ne convainc que si la salle l'entend.
- Réseau : Wi-Fi stable ou bonne réception mobile pour les démonstrations en direct ; la personne qui intervient devrait prévoir une variante hors ligne.
- Micro : un micro-casque plutôt qu'un micro à main si l'on travaille sur un appareil.
- Horaire : convenir d'une heure de début et d'une heure de fin fixes ; prévoir les questions séparément au lieu de les prendre sur le temps de l'intervention.
Après : prolonger l'effet
- Envoyer les diapositives en PDF aux participants, idéalement dans les 48 heures.
- Faire répondre par écrit aux questions ouvertes et envoyer les réponses en une fois.
- Préparer une suite : qui veut aller plus loin a besoin d'une offre – atelier, permanence ou groupe de travail.
- Réaliser un court sondage de deux questions : qu'est-ce qui était nouveau ? Qu'est-ce qui manque encore ?
Questions fréquentes
Comment savoir si une personne convient à notre public ?
Remettez le même briefing écrit à tous les candidats et comparez leurs questions. Celles et ceux qui s'informent sur les rôles, les connaissances préalables et l'effet recherché se préparent ; qui envoie immédiatement une offre propose probablement du contenu standard.
Combien de temps à l'avance faut-il réserver ?
Six à huit semaines, c'est confortable. Pour les dates très demandées – le printemps et l'automne sont la haute saison des événements en Suisse –, mieux vaut réserver plus tôt.
Combien coûte une conférence spécialisée ?
Cela dépend du format, de la préparation et du temps de déplacement. Demandez une offre avec des postes séparés : les comparaisons seront équitables.
Un enregistrement vaut-il la peine ?
Oui, si vous le réutilisez en interne. Clarifiez les droits à l'avance ; certains exemples clients peuvent être confidentiels et devoir être coupés.
Vous planifiez une keynote ou un atelier ?
Indiquez-nous la date, le public et le créneau : nous vous répondons sous deux jours ouvrables avec une proposition de thème.